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- 时间：2017-09-13
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全校各单位：
为适应信息化快速发展的需要，提高工作效率，加强部门协作，降低办公成本，实现管理的规范化、流程化、科学化，学校已经完成了协同办公系统、即时通讯系统建设。为保障各项信息能够迅速、准确、有效的传递，学校决定全面推进两系统的使用。现将有关工作安排通知如下：
一、使用推进时间
2017年9月—2017年12月
二、使用范围
学校教职工。
三、使用推进思路
第一阶段 推广、培训阶段（2017年9月11日—30日）
在学校进行全面推广，并将相关安装和操作流程上传至校园网，供全校教职员工下载安装自行学习；分层次、分批次组织校领导、各单位党政负责人、信息员进行业务学习与软件操作培训；各部门分配部门员工角色、权限。
第二阶段 试运行、完善阶段（2017年10月1日—11月30日）
在传统办公管理流程基础上，有针对性的测试、练习协同办公系统中公文处理、公告、邮件系统、新闻发布等模块进行网络办公。在试运行阶段应做到校领导、各部门领导、负责人、教职工全面参与，持续配合，减少利用QQ、微信等网络软件进行文件传输、会议通知等信息传递的次数。试运行阶段，学校下发和上报的文件采取纸质文件传递和协同办公系统传递同时运行的方式，要求每人每天需登录OA系统至少2次，及时解决试运行阶段出现的各种问题。从实际工作出发，新增、完善业务流程，修正存在问题。
第三阶段 正式运行阶段（2017年12月1日）
原则上要求所有的办公业务在协同办公系统上完成，减少传统纸质业务流程。所有需要提交拟办、待办、转发的工作和请假表单等，通过协同办公系统将需要提交的内容以电子文档形式按时提交到相关部门及领导，通过协同办公系统协同工作功能，部门领导对各项内容进行审批。使学校日常工作过程通过协同办公平台可统计、可查询、可监控，切实提高学校工作效率和管理水平。
四、推进工作要求
1、学校全体教职工要高度重视协同办公系统的使用，及时安装即时通讯软件，认真自学。根据学校安排积极参加培训，确保能够熟练使用协同办公系统。
2、在试运行期间，教职工要保持手机即时通讯系统持续在线，每天至少登录协同办公系统2次（上午和下午各1次）。
3、协同办公系统正式运行后，学校下发的正式文件和各部门上报的文件一律不再使用纸质文件传递（有特殊要求的除外），同时禁止在QQ、微信等网络软件上传递，内部文档传递一般也应通过本校邮件系统或即时通讯系统进行。
4、学校网络中心负责处理所有技术问题，以保障系统正常运行。
请全校各单位高度重视协同办公系统、即时通讯系统使用推进工作，安排专人进行落实。学校信息化建设办公室将对此项工作开展情况进行监督，将此项工作开展情况与个人和部门的期末考核挂钩。凡不配合此项工作的单位和个人，将取消期末评优评先的资格。
特此通知。
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2017年9月12日